文件是信息資源的重要組成部分，為了管理好機關的文件，確保信息的有效利用，節省行政管理費用，提高工作效率，特制定文件管理工作規定。
一、內部文件管理
1、文件制定
文件制訂要本著精簡數量、提高質量的要求，根據工作需要進行制定。各部門認為要以局黨組、局行政名義制定文件，須由分管局領導和部門負責人認可，由部門起草，并經OA系統進行流轉、核簽。
2、文件簽發
部門擬定的以局黨政名義發出的文稿，由黨政辦公室核稿、局領導簽發后，黨政辦方可統一編號打印的文件須經擬稿人校對后，由文印室統一印發。上行文必須由局黨政主要領導簽發，平行文和下行文可由分管局領導簽發。
3、文件修改
根據不斷變化的形勢，凡文件在執行過程中需要修改完善的，由相關領導及職能部門提出修改意見，原則上以新文件替代老文件，按上述文件簽發程序辦理，新文件啟用，原有文件廢止。
二、外部文件管理
1、上級下發的各類文件，包括政策、規章等，由黨政辦公室簽收，統一登記后交黨政辦公室主任擬辦，并根據擬辦意見分別進行規定范圍的傳閱，傳閱和辦理完畢的文件即進入黨政辦公室分類進行歸檔程序；
2、平行機關和下屬部門的來文，由黨政辦公室主任視不同情況進行登記，交局領導閱示后，送相關領導或職能部門傳閱和辦理；
3、各部門（條線）收到的上級對口部門的各類文件，由相關部門進行登記，辦理完畢后由該部門保存。
三、文件執行程序
1、凡以局黨政名義簽發的文件，由相關領導及職能部門負責執行，并由黨政辦公室負責督辦；
2、凡有局領導批辦或簽署意見的外部文件，由相關領導或職能部門負責辦理，并由黨政辦公室負責督辦。
四、文件歸檔要求
文件材料的立卷歸檔按文書檔案管理要求執行。凡本局的發文全部入檔，缺一不可，對于上級及下屬單位的外部文件，應根據文件的重要程度和保存價值，確定是否移交歸檔。對于不需歸檔的文件，應按需要自行劃定保管期限，并在保管期限內分類、編目妥善保存。
五、保管期限設定
1、法律、法規、政策、規章為長期保存。
2、上級領導講話為兩年。
3、上級對口文件的普發性文件為一年。
4、凡部門制發的文件、工作中形成的記錄，重要的應按檔案管理要求，每年初向檔案室移交，一般的記錄可根據實際情況保存一至兩年，以便查考。
上海市綠化和市容管理局辦公室
